Főszabályként minden dokumentumot elektronikusan és hiteles formában kell megküldeni a Szövetség részére, amely lehet:
- A Nemzeti Adó- és Vámhivatal által elektronikus aláírással ellátva kiadott engedély elektronikus formában (az elektronikus engedély nyomtatott formában nem fogadható el).
- A cégjegyzésre jogosult személy(ek) minősített elektronikus aláírásával ellátott dokumentum (pl. meghatalmazás, kérelem, levél).
A papír alapú dokumentum kézzel történő aláírására nincs szükség, elegendő elektronikus aláírással ellátni (pl.: meghatalmazásokat a cégképviseletre jogosultaknak elegendő minősített elektronikus aláírással ellátni). - Elektronikus másolat: eredeti, papír alapú hatósági engedélyről, vagy bármely eredeti dokumentumról készített (beszkennelt) elektronikus másolat (pdf), a Tag által minősített elektronikus aláírással ellátva pdf vagy e-akta formában.
- Amennyiben az elektronikus másolatot jogi képviselő látja el minősített elektronikus aláírással, akkor szükséges mellékelni az ügyvédi meghatalmazást is. Amennyiben az elektronikus másolatot minősített elektronikus aláírással ellátó személy nem azonos a papír alapú dokumentum aláírására jogosult személlyel, abban az esetben a papír alapú dokumentumra az aláírásra jogosult személynek kézzel rá kell vezetni, hogy az „Az eredetivel mindenben megegyező másolat” és cégszerűen kell aláírni, ezt követően kell beszkennelni, majd minősített elektronikus aláírással ellátni (pl.: bankszámlaszám változását csak abban az esetben jelenthet be ügyintéző a saját elektronikus aláírásával ellátva, amennyiben előtte papír alapon a változásbejelentő levelet cégszerűen aláírták).
- A Tagnyilvántartó Informatikai Rendszerben (TIR) elkészített és minősített elektronikus aláírással ellátott tagi hozzájárulás nyilatkozat/visszaigénylő nyilatkozat/levonó nyilatkozat.
A tagi hozzájárulás nyilatkozatokat a Tagnak a TIR-ben kell elkészítenie és minősített elektronikus aláírással ellátva beküldenie a Szövetség részére.
A tagi kötelezettségek teljesítésével kapcsolatos dokumentumok papír alapon (postai úton vagy személyesen az ügyfélszolgálaton) történő benyújtásra kizárólag az Alapszabály 13.1.6 pontjában felsorolt esetekben van lehetőség:
- ha a Tag írásbeli kérelemmel fordul a Szövetséghez a bejelentési vagy nyilatkozat adási határidő lejáratát megelőzően, megjelölve a kérelem indokát;
- ha az új tagsági viszony létesítésekor a leendő Tag még nem rendelkezik minősített elektronikus aláíráshoz szükséges tanúsítvánnyal, ezért a nem e-hiteles dokumentumokat még nem tudja ellátni elektronikus aláírással, maximum a tagsági jogviszony keletkezését követő 30 napon belül;
- a TIR portállal vagy egyéb érintett informatikai rendszerekkel kapcsolatban a Szövetség üzemszüneti eljárási rendet vezet be. (A TIR üzemszünetre vonatkozó szabályokat az Alapszabály 20. pontja tartalmazza. Az üzemszünet elrendeléséről, annak előrelátható időtartamáról, illetve megszüntetéséről a Szövetség tájékoztatást tesz közzé a honlapján (www.husa.hu).)
Papír alapon történő benyújtás esetén a dokumentumokat az alábbi formában kell a Szövetség rendelkezésére bocsátani:
- a készletezési kötelezettséggel járó tevékenység folytatásához kiadott engedély(ek) papír alapú másolata, cégképviseletre jogosult(ak) által hitelesítve „Az eredetivel mindenben megegyező másolat” szöveg feltüntetésével és cégszerű aláírással;
- a Szövetséggel történő kapcsolattartásra kijelölt ügyintézőnek adott, cégszerűen aláírt meghatalmazás eredeti példánya;
- nyilatkozat cégszerűen aláírt, eredeti példánya.
Jelen tájékoztatás csak a legfontosabb és legalapvetőbb információkkal ismerteti meg, nem helyettesíti a Kt., az Fbkt. és az Alapszabály ismeretét. Felhívjuk szíves figyelmét arra, hogy a Szövetség nincs felhatalmazva a jogszabályok értelmezésére, ezért a honlapon megjelenő tájékoztatók mindössze szakmai véleménynek tekinthetőek. E szakmai véleményekben foglaltakra jogok és kötelezettségek nem alapozhatók, hatóság vagy bíróság előtt kötelező erővel nem bírnak.